קביעת תורים אוטומטית בוואטסאפ

איך עובדת קביעת תורים אוטומטית בוואטסאפ

מערכת קביעת תורים אוטומטית בוואטסאפ פועלת על המספר של העסק שלכם, יחד עם אפליקציית וואטסאפ ביזנס. הבוט עונה ללקוחות בכל שעה, מזהה מתוך ההודעה מה הלקוח רוצה (למשל, לקבוע או להזיז תור), בודק שעות פנויות ביומן גוגל שלכם, ומציע אפשרויות מתאימות. אם הלקוח בוחר שעה, הבוט קובע את התור ומעדכן את היומן מיד.

נניח שמטופלת כותבת: "אפשר תור ליום רביעי?" הבוט בודק ביומן, עונה: "יש בשעה 10:00 או 14:30. מה מתאים לך?" כשהיא בוחרת, הוא שומר את התור, שולח לה אישור, ודואג לתזכורת יום לפני.

אם עולה שאלה שהבוט לא יודע לענות עליה, כמו בקשה חריגה או עניין רפואי, הוא מעביר את השיחה אליכם עם סיכום קצר, כדי שתוכלו להמשיך משם.

יתרונות של קביעת תורים אוטומטית בוואטסאפ לעסקים וקליניקות

המעבר לקביעת תורים אוטומטית בוואטסאפ חוסך לעסק הרבה זמן, ומפנה אתכם להתעסק בטיפול או בניהול – לא בניירת. אין צורך לענות להודעות בשעות לא נוחות, והלקוחות מקבלים מענה מיידי, גם כשאתם לא זמינים.

• זמינות מלאה: לקוחות יכולים לקבוע תור מתי שנוח להם, גם בלילה או בסופי שבוע.
• פחות טעויות: הבוט בודק את היומן המעודכן שלכם לפני כל הצעה.
• תזכורות אוטומטיות: כל לקוח מקבל תזכורת לפני התור, מה שמפחית הברזות.

תארו לכם קליניקה שבה כל מטופל מקבל אישור מיידי על התור, בלי להמתין למענה, והתורים מסתדרים אוטומטית לפי הכללים שהגדרתם. אתם לא צריכים לבדוק כל הזמן את ההודעות, והלקוחות מרגישים שהם בידיים טובות.

מה לבדוק לפני שמתחילים עם קביעת תורים אוטומטית בוואטסאפ

לפני שמכניסים מערכת קביעת תורים אוטומטית בוואטסאפ לעסק, כדאי לבדוק כמה דברים חשובים:

• האם המערכת עובדת על המספר שלכם, בלי להחליף מספר?
• האם היא משתלבת עם היומן שלכם (למשל, יומן גוגל)?
• האם אפשר להגדיר כללים אישיים – שעות עבודה, סוגי תורים, הפסקות?
• האם הבוט עונה בעברית טבעית, ומבין שאלות נפוצות?
• מה קורה כשהבוט לא יודע לענות? האם השיחה עוברת אליכם בצורה ברורה?

למשל, אם אתם רוצים למנוע קביעת תורים בשבת, כדאי לוודא שהמערכת מכבדת שבתות וחגים. אם יש לכם סוגי טיפולים שונים, בדקו שאפשר להגדיר לכל טיפול משך, מחיר או כללים משלו. תארו לכם מצב שבו לקוח מנסה לקבוע תור לשעה שבה אתם לא עובדים – מערכת טובה תדע להציע רק את השעות הפנויות לפי הכללים שלכם.

דוגמאות להודעות בקביעת תורים אוטומטית בוואטסאפ

הנה כמה דוגמאות להודעות שהבוט יכול לשלוח או לקבל, כדי שתבינו איך זה נראה בפועל:

• "שלום, אשמח לקבוע תור לשבוע הבא."
• "יש לך תור פנוי ביום שני בבוקר?"
• "התור שלך נקבע ל-12 ביוני בשעה 11:00. אם תרצה לשנות, כתוב לי."
• "תזכורת: מחר יש לך תור ב-14:00 בקליניקה שלנו."

נניח שמטופל רוצה להזיז תור – הוא כותב: "אפשר להזיז את התור ליום חמישי?" הבוט בודק את היומן, מציע אפשרויות פנויות, ומעדכן אוטומטית. אם יש צורך בביטול, הבוט גם דואג לעדכן את היומן ולשלוח הודעה ללקוח. כך, כל התהליך מתבצע בקלות ובשקיפות.

טעויות נפוצות בקביעת תורים אוטומטית בוואטסאפ ואיך להימנע מהן

יש כמה טעויות שחוזרות על עצמן כשעוברים לקביעת תורים אוטומטית בוואטסאפ, ורצוי להכיר אותן מראש:

• לא להגדיר נכון את שעות העבודה, ואז לקוחות קובעים תורים בזמנים לא מתאימים.
• לא לעדכן את היומן – תורים מתנגשים או נעלמים.
• לבחור מערכת שלא שולחת תזכורות, ואז יש יותר הברזות.
• לתת לבוט להתכתב בשם אדם, מה שעלול לבלבל את הלקוחות.

נניח שבעל קליניקה לא הגדיר הפסקות צהריים – הבוט יאפשר קביעת תורים גם בזמן שהוא בכלל לא פנוי. דוגמה נוספת: אם לא מגדירים לכל טיפול משך נכון, תורים עלולים להידחס אחד לשני. חשוב להגדיר הכל מראש, לבדוק שהיומן מסונכרן, ולבחור מערכת שלא מתחזה לאדם.

איך קביעת תורים אוטומטית בוואטסאפ משתלבת ביום יום שלכם

קביעת תורים אוטומטית בוואטסאפ משתלבת בשגרה בלי שתצטרכו לשנות את הדרך שבה אתם עובדים. אתם ממשיכים לנהל את היום שלכם דרך הודעות או הקלטות בוואטסאפ, לשלוח תזכורות, לקבוע או להזיז תורים, והבוט עושה את העבודה השחורה.

לדוגמה, אם אתם רוצים להכניס מטופל חדש ליומן – פשוט כותבים בקונסולה: "קבעי תור לדנה ליום ראשון ב-15:00". המערכת תחזור אליכם בשאלת אישור אחת, ואחרי שתאשרו התור נכנס ליומן. גם אם אתם באמצע טיפול או פגישה, הבוט ממשיך לעבוד, לקבוע תורים ולשלוח תזכורות. כך, גם אם אתם עסוקים, התורים ממשיכים להתקדם, ואתם בשליטה מלאה.

שאלות נפוצות